Jak przeprowadzić sprawną rejestrację na eventy? Platformy do rejestracji pod lupą

Rejestracja na eventy. Zamknij oczy i wyobraź sobie… Planujesz konferencje, szkolenie, spotkanie networkingowe – co tylko chcesz. Wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Logistyka i organizacja, jak na Oscarach. Wszyscy na posterunku. Zostało czekać aż przyjdą uczestnicy. Czekasz, czekasz i nic… Co poszło nie tak? Pełna sala, tego brakuje do pełni eventowego szczęścia. Możesz otworzyć oczy :)

 

Organizatorzy wszelkiego rodzaju wydarzeń chcą mieć pełne sale, PEWNYCH uczestników, ale nie zawsze wiedzą jakiego narzędzia do tego użyć. Planując organizację wydarzenia, na work-liście każdego menadżera pojawia się punkt: REJESTRACJA UCZESTNIKÓW. Jak zrobić skuteczną rejestrację uczestników? Jakie narzędzia są dostępne na rynku? Co powinna zawierać pełna obsługa rejestracji? Z pomocą przychodzi Pani Eventualna!

Sprawna rejestracja na wydarzenia

Specjalnie na potrzeby event menadżerów, stworzyliśmy listę wartych uwagi narzędzi do rejestracji uczestników:

To, które z narzędzi przystosujecie do swoich potrzeb, to indywidualna decyzja każdego z organizatorów. Pod uwagę możesz wziąć: cenę, wygląd, czas, poziom skomplikowania w obsłudze, wielkość eventu oraz wiele innych czynników – każdemu według oczekiwań i upodobań.

 

Dlaczego warto zainwestować w rejestrację online i testować coraz to nowe serwisy?

Codziennie zmieniają się trendy, codzienne powstają nowe firmy, które odkrywają jak jeszcze bardziej ułatwić pracę organizatorów wydarzeń i odpowiadać na potrzeby potencjalnych  klientów. Stosując inne niż wszyscy narzędzia dajemy sygnał, że ciągle chcemy się rozwijać i mamy odwagę przemierzać dżunglę nowych technologii z maczetą w ręku :) Uczestnicy na pewno docenią, że nie wyłącznie do momentu zarejestrowania, ale aż do chwili pojawienia się w drzwiach wydarzenia, organizator o nich pamięta i przypomina o spotkaniu.

 

Jak przeprowadzić szybką rejestrację?

Zapewne nie zdajesz sobie sprawy z tego ile uczestników odpada na poziomie rejestracji. Dzieje się tak, gdyż przeprowadzenie skutecznej rejestracji to bardzo ważny aspekt. Jak to zrobić skutecznie?

  1. Nie zadawaj zbyt wielu niepotrzebnych pytań – nie proś o numer telefonu, jeżeli nie jest on do niczego potrzebny. Ludzie nie są głupi, wiedzą, że chcesz zbudować bazę danych.
  2. Dostosuj rejestrację do użytkownika – gdy robisz event dla deskorolkarzy nie pytaj o stanowisko, co innego jeśli to spotkanie dla pracowników przedsiębiorstw i te dane są Ci niezbędne do tego, by podzielić grupy według stanowisk.
  3. Nazwij przebojowo wydarzenie – nazwa wydarzenia i grafika to dwie rzeczy, które zwracają uwagę naszych uczestników. Dlatego warto zrobić to dobrze. Na przykład konkurs dla kucharzy nazwij – „Złota chochla – Igrzyska Kucharzy”, a nie „Konkurs dla kucharzy Noże”.
  4. Wpisz wszystkie daty skrupulatnie – to jeden z najczęstszych błędów organizatorów, że nie piszą daty zakończenia. Uczestnicy to zazwyczaj ludzie którzy mają co robić i lubią sobie zaplanować dzień. Nie mówię już o dojeżdżających, którzy muszą zamówić transport w drugą stronę lub nocleg.
  5. Dodaj mapkę dojazdu – ludzie rejestrując się na eventy najpierw patrzą na interesujący temat. Następnie sprawdzają datę, a potem miejsce. Dlatego to trzecia najważniejsza rzecz, by podać na tacy gdzie znajduje się miejsce eventu. Nie tylko ulicę, ale również miasto, bo ten błąd również jest notorycznie popełniany.
  6. Dodaj zwięzły i zrozumiały opis – tak, wiemy, że każdy lubi pisać poematy i wychwalać jakie ich wydarzenie jest fajne. Ale uczestnik, który widzi informację zawiesza oko na kilka sekund. Dlatego w opisie koniecznie zawrzyj informacje takie jak: DLA KOGO, CEL, PREZENTY, BONUSY, ATRAKCJE, DO KIEDY SĄ ZAPISY i inne ważne szczegóły.
  7. Przedstaw prelegentów – tu koniecznie zamieść zdjęcie, imię nazwisko, pozycję lub stanowisko oraz krótki 3 zdaniowy opis z linkiem przekierowującym.
  8. Przedstaw program – to również bardzo ważna część, gdyż ludzie zazwyczaj nie chcą być na całym wydarzeniu, wybierają albo poszczególne atrakcje albo poszczególnych gości. Dlatego ułatw im to.
  9. Opinie rzecz święta – jeżeli to już kolejna edycja Twojego wydarzenia, to świetnym zabiegiem promocyjnym jest opinia uczestnika z poprzedniego spotkania.
  10. Nie zapomnij o social mediach i mailu – w razie jakichkolwiek pytań i problemów nie pozwól uczestnikowi uciec, niech wie, że może się zwrócić z zapytaniem, jeśli coś będzie nie tak.
  11. Jeśli masz, podaj oficjalny hashtag – chcesz wiedzieć co o Twoim szkoleniu mówią uczestnicy oraz zyskać rozgłos w social mediach? Nie ma lepszego sposobu niż dobrze zakomunikowany hashtag, który jest również elementem networkingu. Często się zdarza, że ludzie wyszukują innych uczestników po hashtagach, więc ułatw im to!
  12. Na końcu podaj cenę, jeżeli Twoje wydarzenie jest płatne – pamiętaj oczywiście o zaznaczeniu czy to wartość netto czy brutto. Jeżeli natomiast jest to event bezpłatny, daj znać już w tytule lub zaznacz to na grafice. Ostatnia rada od Cioci Eventualnej: Nie pisz darmowy lecz raczej bezpłatny ;)

 

To już wszystkie podstawowe wskazówki. Daj znać jeżeli się przydały i życzymy powodzenia w realizacji kolejnych eventów!

Paulina & Marlena ;)

Poznaj mnie: Paulina Pięta

Blog eventualnie istnieje od marca 2015 r. Ja organizuję eventy od 2009 r. Jestem pasjonatką życia, która uwielbia podróże i przygody, dlatego świetnie odnajduję się na rynku eventowym. Stworzyłam spotkania networkingus.pl i eventsfestival.pl - przyjdź i zobacz sam! Zapraszam do mojego eventowego świata! Rozgość się!

Comments

comments