Najczęstsze problemy uczestników eventów i ich rozwiązania

To nie jest wpis dla uczestników. To wpis przeznaczony dla organizatorów eventów. Jako wielokrotna uczestniczka wydarzeń przeróżnego typu, chciałabym Wam przedstawić jakie problemy ma uczestnik eventu. Czyli wszystko to, na co organizatorzy powinni zwrócić szczególną uwagę, by uczestnicy odebrali wydarzenie dobrze. Nie zajmę się tu sprawami związanymi z rejestracją czy organizacją. Nie będzie też informacji o tym co należy zrobić po evencie.

Na te tematy powstanie osobny wpis. Dziś skupię się na tym co się dzieje podczas eventu, co mam nadzieję pozwoli Wam na zmianę myślenia z JAKI JA ROBIĘ FAJNY EVENT na CZEGO OCZEKUJE UCZESTNIK MOJEGO EVENTU. Dla niektórych to oczywiste oczywistości, ale organizując event po raz kolejny łatwo zapomnieć o takich właśnie drobnych, a ważnych dla uczestnika aspektach. Zaczynamy!

problem-98377_640

  1. Zapisałem się na fajne wydarzenie. Zarejestrowany, nawet udało mi się dojechać! Tylko jak dojść do budynku, w którym odbywa się wydarzenie?

    Czasami organizatorzy skarżą się na małą frekwencję. Szczególnie na wydarzeniach darmowych, gdzie ludzie zapisują się i nie przychodzą. Od razu powiem Wam, że tak jak ja nieraz zrezygnowałam, bo nie mogłam gdzieś trafić, tak zapewne zdarzyło się to kilku procentom osób.
    ROZWIĄZANIE: Na dzień przed wyślij uczestnikom mailing z przypomnieniem, o której godzinie i gdzie odbywa się wydarzenie. Podaj jakimi liniami trasportu publicznego się dostać na wydarzenie. Nie zapominaj również o wskazaniu parkingu dla osób przyjeżdżających samochodem. Ale to nie wszystko. Teoria teorią, ale w praktyce zazwyczaj wychodzi inaczej. Dlatego dobrym sposobem jest narysowanie np. kredą strzałek już od miejsca przyjazdu gości. Można też wydrukować kartki bądź namalować oznaczenie sprayem. Wszystko zależy od Waszej kreatywności.

  2. Udało mi się dotrzeć na wydarzenie. Sukces! Ale hmmmm, gdzie znajduje się rejestracja? 

    To kolejna bariera dla uczestnika. Czasem rejestracje są postawione w tak odległych i niewidocznych miejscach, że naprawdę łatwo odesłać do domu kolejnych uczestników. Uwierzcie mi, że ludzie mają co robić poza chodzeniem na eventy. Czasem chodzą oddelegowani z pracy i nie jest to ich ulubione zajęcie. Dlatego rolą organizatora jest ułatwianie uczestnictwa, a nie utrudnianie.
    ROZWIĄZANIE: Zawsze rób rejestrację przy wejściu do budynku. Jeżeli Twoje wydarzenie odbywa się na 10 piętrze wieżowca zrób rejestrację na dole budynku w widocznym po wejściu do niego miejscu. Jeśli to niemożliwe koniecznie wyślij tam dwóch pracowników, by przekierowywali zagubionych gości do celu. Problem rozwiązany, macie już kilku uczestników więcej.

  3. Ok, jestem! Wow ile tu ludzi! Zaraz się rozejrzę, ale najpierw…zrobię rozeznanie. Mam multum pytań: Gdzie jest toaleta? Gdzie można coś zjeść? Czy można wychodzić w trakcie wydarzenia? O której się kończy?

    ROZWIĄZANIE: Te oraz inne pytania organizacyjne rozwiązuje najzwyklejsza w świecie informacja. Nie musi to być kolejny stolik z napisem informacja, który nie będzie kolidował z rejestracją. Może to być osoba w koszulce organizacyjnej z napisem informacja lub w czym mogę pomóc. Pamiętajcie jednak by była ona wyróżniająca się z tłumu, nie czarna, nie biała standardowa koszulka.

  4. Voila! Prawie wszystko wiem. Ale oczywiście nie przeczytałem mailingu, który przyszedł wieczorem, bo jestem już po godzinach pracy, nie zaglądam na skrzynkę ;) Więc: Jaki jest program wydarzenia?

    ROZWIĄZANIE: Tu warto skorzystać z punktu informacyjnego. Nie warto marnować papieru i drukować osobne plany. Ludzie i tak je gubią i zostawiają, co produkuje dodatkowe śmieci. Ja do tej pory zauważyłam kilka ciekawych rozwiązań:
    – wydrukować duży plan w wersji plakatu i powiesić tuż przy rejestracji/informacji,
    – wydrukować plan z tyłu identyfikatora,
    – użyć telewizorów nad poszczególnymi salami
    – postawić przed każdą salą osobę informatora z jednym planem (czasem jest ich więcej niż jedna),
    – użyć aplikacji eventowej tj. Meeting Applicatotion, o której pisałam już tu
    – dostosować stronę internetową na dzień wydarzenia, by na pierwszym planie wyświetlała „rozkład jazdy” na urządzeniach mobilnych. Uwierzcie mi, że w dniu wydarzenia raczej nikt nie będzie szukał innych informacji na stronie.

  5. Znalazłem miejsce, niedługo się zaczyna. Ale zaraz! Nie piłem jeszcze porannej kawy! Gdzie jest serwis z kawą i herbatą?

    To już chyba standard. Czasem się zdarza, że nie ma na eventach jedzenia, ono nie jest konieczne przy kilkugodzinnym szkoleniu. Jeżeli tylko w pobliżu znajduje się jakiś sklep, automat czy cokolwiek innego. Co innego na wydarzeniach całodniowych. Ale event bez serwisu z kawą i herbatą, to jak Marilym Monroe bez blond włosów. Konieczność, której nie da się obejść.

    ROZWIĄZANIE:  Zapewne miejsce, w którym odbywa się szkolenie ma w swojej ofercie takie usługi. Jeżeli nie, możesz skorzystać z lokalnej kawiarni, która może za promocję zaoferuje jakąś zniżkę. Warto porozmawiać z regionalnymi firmami, kórym zależy na klientach.

  6. Wypiłem kawę, zjadłem śniadanie. Widziałem już dwie prezentacje. Nie powiem, były warte uwagi i ciekawe. Ale ta jest nudna jak flaki z olejem! Co tu można jeszcze zrobić?

    Jeżeli myślicie, że uczestnicy przychodzą do Was by tylko wysłuchać prezentacji, to grubo się mylicie. Jest jeszcze kilka powodów uczestnictwa w wydarzeniach. Jednym z nich jest możliwość poznania oraz odświeżenia znajomości z osobami o podobnych zainteresowaniach. Ostatnio słowo networking stało się bardzo modne. Jednakże niewielu organizatorów korzysta z tej formy intergracji w prawidłowy sposób. Networking to nie to samo co przerwa! Jeżeli chcemy już używać zamienników, to powiedzmy integracja połączona z rozrywką.
    ROZWIĄZANIE: 
    Jeżeli zależy Ci, by uczestnicy nie wychodzili w trakcie wydarzenia z nudów oraz poznali się między sobą, musisz zapewnić do tego odpowiednie warunki. Obecnie dostępnych jest wiele rozwiązań, powstają także coraz to nowsze firmy specjalizujące się tylko w tym zakresie.
    Niektóre formy networkingu:
    – konkurs: może polegać na zebraniu kilku kontaktów podczas przerw
    – różnego rodzaju gry oraz zabawy grupowe
    – zdjęcia w fotobudce lub na specjalnej ściance
    – stoiska firm, które posiadają różnego rodzaju umilacze czasu (Warto zwrócić uwagę partnerom, by zafundowali uczestnikom rozrywkę, a nie swój produkt czy usługę. Wtedy na pewno ich stoisko będzie najczęściej odwiedzane)
    – specjalistyczne sesje networkingowee przeprowadzone przez specjalistę.

  7. Poznałem Jacka, Pracuję tak jak ja w agencji marketingowej. Dodaliśmy się już na społecznościówkach, teraz pora na zdjecie z Jackiem. Jaki jest hashtag?

Czym jest hashtag chyba każdy wie. Wydarzenie bez hashtagu, to  strzał w kolano. Nieważne czy robisz spotkanie dla grupy miłośników golfa, czy duża konferencję marketingową. Hashtag to Twoja podstawowa darmowa reklama i najprostszy sposób mierzenia zasięgu w social mediach podczas wydarzenia. Hashtag to świętość! Nie zapominaj o tym.

ROZWIĄZANIE: By hashtag dobrze funkcjonował ważne, by dobrze go zakomunikować. Jedną z nielicznych konferencji, na której widziałam dobrze zakomunikowany hashtag był Sektor 3.0. Pomysł najprostszy z prostych: wszędzie tam, gdzie miało się znaleźć logo znalazł się hashtag. Przed wejściem witała Cię tablica z dużym #moredigital. Pisałam już o tym tu. Pamiętaj jednak, by sprawdzić czy hashtag nie jest już używany w innym celu. Wystarczy wpisać na facebooka lub instagrama dane słowo z # i sprawdzić czy są już posty na ten temat.

To nie wszystkie problemy, na które może napotkać uczestnik podczas eventu. Aczkolwiek chodzi o zwrócenie uwagi na odczucia uczestnika, bo dla niego istnieją wydarzenia. Mam nadzieję, że część rzeczy wypisanych powyżej pomoże Wam przy organizacji kolejnych eventów. Dajcie znać w komentarzach jak Wam poszło :)

Poznaj mnie: Paulina Pięta

Blog eventualnie istnieje od marca 2015 r. Ja organizuję eventy od 2009 r. Jestem pasjonatką życia, która uwielbia podróże i przygody, dlatego świetnie odnajduję się na rynku eventowym. Stworzyłam spotkania networkingus.pl i eventsfestival.pl - przyjdź i zobacz sam! Zapraszam do mojego eventowego świata! Rozgość się!

Comments

comments