Jak ogarnąć współpracę z prelegentami? Poradnik dla organizatorów

Ten wpis powstał pod wpływem rozwoju i zmian, które zaszły w branży. Przed rozpoczęciem tekstu jak zwykle zajrzałam do Google’a. Wpisałam frazę: Jak wybrać dobrego prelegenta i niespodzianka: wyskoczył mi tylko jeden tekst. To była moja druga motywacja – brak edukacji w zakresie tematu współpraca z prelegentami.

Speakerów i organizatorów jest jak grzybów po deszczu. Często prezentacje są słabe i powtarzane, a prelegenci nieprawidłowo dobrani do wydarzenia. Jak wybrać najlepszych z najlepszych mówców? Tego dowiecie się z poniższego wpisu.

współpraca z prelegentami

Ja osobiście zajmuje się współpracą z prelegentami od 2012 roku, więc postanowiłam podzielić się swoimi doświadczeniami. Mam nadzieję, że pozwoli Wam na podniesienie jakości eventów. W końcu dobry prelegent, to dobre wydarzenie.

dobór prelegentów

1. Solidny plan – zastanów się czego chcesz i kogo szukasz

Pierwsza, najbardziej czasochłonna część pracy, czyli plan wydarzenia i harmonogram należy do Ciebie jako organizatora. Nigdy nie zaczynaj od szukania prelegentów, bo po prostu musisz podczas rozmowy podać konkrety. Jeśli już dokładnie znasz szczegóły wydarzenia, zadaj sobie serię pytań, które pomogą Ci w poszukiwaniach prelegentów:

  • na jaki temat szukasz prezentacji,
  • jakich prelegentów,
  • jaki to ma być rodzaj prezentacji (bardziej warsztatowa, czy typowy wykład),
  • ile ma trwać wystąpienie,
  • ilu mniej więcej będzie uczestników, kim oni będą,
  • w jakim miejscu będzie organizowane wydarzenie.

Mając obrany temat i posiadając wiedzę na czym nam zależy możesz iść dalej.

2. Zasada WIN WIN – naucz się traktować prelegentów jak partnerów biznesowych

Zanim zaczniesz szukać speakerów uświadom sobie, że jesteście partnerami. Nie stawiaj prelegenta w roli gwiazdy, celebryty, która łaskawie wystąpi na Twoim wydarzeniu. Ma on do wykonania konkretną pracę i jeśli się nie wywiąże, to powinien ponieść tego konsekwencję.

To samo dotyczy Ciebie  jako organizatora. Nie olewaj prelegenta, postaw się w jego skórze, zadbaj, by traktował Cię jak partnera. Podchodząc tak do współpracy każda ze stron będzie zadowolona.

3. Research – skorzystaj z wielu opcji poszukiwań

Przejdźmy do konkretów. Jak znaleźć najlepszych prelegentów? To proces podobny do rekrutacji pracowników i równie żmudny.

Zdradzę Ci moje sposoby na szukanie speakerów. Warto skorzystać ze wszystkich sposobów, nie tylko z jednego wybranego:

  • Najpierw rozglądam się po znajomych prelegentach – najlepsi są tacy, których już widziałeś na scenie i są dla Ciebie wartościowi, jeśli masz doświadczenie w danej branży. Jeśli to nie wystarcza zaczynam poszukiwania.

  • Szukam prelegentów sugerując się innymi konferencjami i szkoleniami w temacie, który wybrałam.

  • Sprawdzam influencerów i specjalistów piszących artykuły na dany temat.

  • Szukam zdobywców wyróżnień i nagród w danej branży. Przeglądam laureatów i jury.

  • Poszukuję firm, które zajmują się daną tematyką i sprawdzam opinie.

  • Wpisuję na youtube temat, który mnie interesuje i przeglądam nagrania wystąpień.

  • Pytam znajomych o rekomendacje, np. na facebooku.

  • Jeśli nie mam po powyższych krokach wybranych prelegentów, to pytam ludzi spoza najbliższych znajomych, czyli wrzucam post na grupach, Linkedinie itp.

Tu należy pamiętać, że ludzie się kierują różnymi powódkami i czasem polecają kogoś, bo: mają z tego procent, chcą pomóc znajomemu, który zaczyna w branży, lubią tą osobę, to jedyny prelegent z danej tematyki, który im się kojarzy i wiele innych powodów, niekoniecznie związanych z profesjonalizmem danego prelegenta.

4. Selekcja – stawiaj na prelegentów praktyków

Mając przygotowane zestawienie z punktu 3 czas zrobić selekcję. Wybieraj osoby, które nie tylko mówią, ale przede wszystkim mają doświadczenie zawodowe w danej dziedzinie. Bo wyobrażenia jak powinno się coś robić, a rzeczywistość to dwie różne rzeczy. I w drugą stronę, sprawdź czy potencjalny prelegent praktyk już miał doświadczenie z wystąpieniami publicznymi, by umiał w profesjonalny sposób przedstawić tematykę.

Podsumowując: najlepszy prelegent to praktyk z doświadczeniem w wystąpieniach publicznych, a takich można wyliczyć na palcach jednej ręki.

Przykład:
Jeśli prelegent jednego dnia występuje na szkoleniu: social media dla branży medycznej, a za tydzień prowadzi szkolenie Facebook dla branży motoryzacyjnej, to jestem na 90% przekonana, że po pierwsze użyje tej samej prezentacji dostosowując ją do danej branży,po drugie powie o tak uniwersalnych zasadach, że nie jest w stanie wnieść nic nowego poza odświeżeniem wiedzy dla osoby pracującej w dziale social media w koncernie farmaceutycznym. Merytorycznie o takich specach wypowiedział się Artur Rogucki na swoim blogu.

5. Opinie – sprawdź co mówią o danej osobie

Wystarczy sprawdzić  gdzie już występowała dana osoba i spytać innego organizatora jak wyglądała współpraca z prelegentem. O słabych wystąpieniach raczej nikt z organizatorów nie powie, bo słaby prelegent = słabe wydarzenie. Ale nie oznacza to, że w kuluarach nie dowiesz się wartościowych informacji.

Spytaj uczestników danego wydarzenia jak im się podobał dany prelegent. Obecnie często podczas konferencji odbywa się głosowanie na prelekcje, które idealnie pokazuje opinie uczestników – warto z niej skorzystać. Większość jest dostępna na stronach wydarzeń.

Jeśli nadal nie masz wystarczających informacji, to sprawdź prelegenta w google i szukając wszystkich opinii.

6. Video z prezentacji – zobacz nagranie z wystąpienia

Nie oszukujmy się. Jeżeli nie widziałeś wystąpienia danego prelegenta, to zawsze kupujesz kota w worku. Dlatego warto znaleźć lub poprosić o video jakiejkolwiek prezentacji. To najdokładniej wskaże Ci, czy zaczniecie współpracę.

7. Szczegóły – o co spytać podczas pierwszej rozmowy

Jeśli już zdecydujesz się na prelegenta, musisz zadać mu szereg pytań dotyczących Waszej współpracy.

Spytaj:

  • o doświadczenie w wystąpieniach oraz praktyczną znajomość tematu. Jeśli Ci odpowiada, przejdź do kolejnych punktów

 

  • jaki konkretnie temat proponuje w konkretnym czasie, który przeznaczyłeś na wystąpienia. Dobrą praktyką jest podać tematykę ogólną i poprosić o 3 propozycje tematów, w których prelegent najlepiej będzie się czuł

 

  • jaką formę i sposób rozliczenia preferuje: fakturę, umowę. Weź pod uwagę koszty dojazdu, wynagrodzenie, ewentualny nocleg, wyżywienie.

 

  • o której godzinie dokładnie pojawi się na wydarzeniu i czym dojeżdża. Wyznacz deadline, byś nie stresował się, że prelegenta nie ma na pół godziny przed wydarzeniem. Pomoże to też w ustalaniu kolejności

 

  • czy potrzebuje głośników na sali i czy będzie puszczał filmiki. Zazwyczaj jeśli tego nie podkreślisz, to okaże się, że jednak prelegent przygotował filmik, a Ty nie masz go jak wyświetlić

 

  • w jakim formacie, na kiedy i jak dostarczy przygotuje prezentacje. Różne komputery, różne wersje PowerPointa. Dowiedz się na czym chcą wyświetlać prezentacje, by mieć wszystkie przejścia, dostęp do prądu, odpowiednią ilość gniazdek i wszelkiego rodzaju kabelki. Spytaj jaki mikrofon jest im potrzebny, poinformuj jakimi dysponujesz. Zrób próbę mikrofonów i prezentacji.

 

uniwersalne zasady prelegent

  • Warto wybrać choć jednego prelegenta z regionu, w ramach lokalnego patriotyzmu.

 

  • Zazwyczaj organizatorzy wybierają jedną „gwiazdę” – osobę rozpoznawalną na danym rynku, by zwrócić uwagę uczestników. Poszukaj autorytetu z danej branży niż osoby z pierwszych stron gazet nic nie wnoszącej do wydarzenia.

 

  • Zaangażuj prelegentów, by chcieli się pochwalić Twoim wydarzeniem. Poproś o nagranie filmiku, zrób atrakcyjne i pomysłowe grafiki z prelegentami, przygotuj spersonalizowane ciekawe opisy, daj zniżkę dla fanów danej osoby, by mogła ją rozdać. Te aspekty zachęcą prelegentów do podzielenia się wystąpieniem, co może być atrakcyjną formą promocji.

 

  • Pokaż wszystkim członkom zespołu jak wygląda prelegent, by od razu po jego wejściu wiedzieli, że to on i by uniknąć niezręcznych sytuacji. Najlepiej przy rejestracji postaw osobę, która będzie dedykowana tylko do tego zadania. Zaprowadzi speakerów na miejsce, pokaże scenę, poczęstuje wodą, kawą i zagai rozmową. To musi być pracownik, który wie o Twoich prelegentach praktycznie wszystko.

 

  • Podpisz umowę, gdzie zawrzesz najważniejsze punkty współpracy.

 

  • Rozmowy z prelegentami przeprowadzaj zawsze na początku organizacji. Stawki za wystąpienia są naprawdę różne, więc możesz być miło lubi niemiło zaskoczony. 
UWAGA:
Zazwyczaj na koszt wystąpienia mają wpływ ceny biletów na Twoje wydarzenie. Jeśli organizujesz konferencję, na którą bilet kosztuje 1000 zł to nie waż się proponować mniejszego wynagrodzenia niż cena jednego biletu. To bardzo nietaktowne.
Na kwotę podaną przez prelegenta wpływa również odległość od miejsca wystąpienia, więc warto też spojrzeć skąd pochodzi dany prelegent zanim się z nim skontaktujesz.

prelegenci praktycy

Merytoryczny prelegent, to taki, który kojarzy Ci się tylko z jednym tematem i zajmuje się praktyką na co dzień. Do takiej specjalizacji trzeba dojrzeć i każdemu tego życzę. Poniżej przedstawiam osoby, które ja uważam za dobrych prelegentów w danej tematyce.

Artur Jabłoński, Daniel Kędzierski – reklama na Facebook-u

Kamil Kozieł, Jerzy Zientkowski – prezentacje i wystąpienia publiczne

Monika Czaplicka – kryzysy w social mediach

Szymon Słowik, Maciej Lewiński  – SEO, Adwords

Andrzej Ogonowski – SMS marketing

Paweł Sala – email marketing

Magdalena Daniłoś – video marketing

Barbara Stawarz – content marketing

Bartłomiej Walas – marketing w turystyce

Grzegorz Błażewicz – marketing automation

Łukasz Majewski, Katarzyna Dworzyńska – PR

Albert Hupa – badania rynku

Barbara Piasek – sprzedaż, leady

Jacek Kłosiński – design strony, bloga

Jacek Siadkowski – grywalizacja

Paweł Tkaczyk – storytelling

Sebastian Oprządek, Krzysztof Celuch – eventy

Michał Serwiński, Konrad Kruczkowski – ngo

Kamila Rowińska, Klaudia Pingot – motywacja dla kobiet

Grzegorz Turniak, Rahim Blak – networking

Piotr Konieczny – hakerstwo najwyższej klasy ;), niebezpieczeństwa w sieci

Ola Budzyńska – zarządzanie czasem

Tomasz Popow, Artur Kurasiński – finansowanie startupów

Piotr Bucki – pitchowanie

Michał Sadowski – prowadzenie startupu

Paula Pul – prawo w startupach

Karol Wątrobiński, Wojciech Wawrzak – prawo tłumaczone na język ludzki ;)


Jeśli chcecie szkolenie dotyczące współpracy z prelegentami, napiszcie proszę w komentarzu lub na napisz@eventualnie.com

Jeśli zbierze się minimum 10 osób zorganizuję w którąś z sobót takie właśnie warsztaty praktyczne.

Poznaj mnie: Paulina Pięta

Blog eventualnie istnieje od marca 2015 r. Ja organizuję eventy od 2009 r. Jestem pasjonatką życia, która uwielbia podróże i przygody, dlatego świetnie odnajduję się na rynku eventowym. Stworzyłam spotkania networkingus.pl i eventsfestival.pl - przyjdź i zobacz sam! Zapraszam do mojego eventowego świata! Rozgość się!

Comments

comments