Ostatnimi czasy bardzo odpuściłam wyjazdy na eventy. Dlaczego? Od 8 lat uczestniczę w wydarzeniach. Mogę szczerze powiedzieć, że widziałam naprawdę dużo. Niewiele rzeczy jest już mnie w stanie zaskoczyć. Dlatego teraz dokładnie selekcjonuję każdy wyjazdowy wypad na event.
Co to ma do dzisiejszego wpisu? Bardzo dużo: jestem naprawdę bacznym organizatorem, więc zwracam uwagę na wiele aspektów. Dlatego zestawiłam najczęstsze błędy organizatorów regularnie powtarzane podczas wydarzeń, które można wyeliminować prostymi sposobami. Bo w końcu dlaczego nie uczyć się na czyichś błędach? Zaczynamy!
NAJCZĘSTSZE BŁĘDY ORGANIZATORÓW:
-
Kółko wzajemnej adoracji i opowieści o sobie
Na tę przypadłość chorują głównie prowadzący mniejsze eventy organizatorzy. Ile razy słyszymy sformułowania typu: „Najlepiej jest zrobić aplikację eventową. Na przykład Andrzej taką robi. Pamiętasz Andrzej jak pokazałeś mi ją pierwszy raz? Nie wiedziałam o co kaman. A w ogóle z Andrzejem znamy się ze studiów, potem robiliśmy razem taki projekt….ble ble ble”
Tragedia! Zwracanie się do znajomych siedzących na widowni oraz przechwalanie się swoimi osiągnięciami jest passe. Wyobraźcie sobie jak się czują ludzie, którzy widzą Was po raz pierwszy. Zapewne: „To chyba jakaś grupka znajomych, kółko wzajemnej adoracji. Jacy przemądrzali. Co ja tu robię?”
2. Opóźnianie rozpoczęcia eventu
Ile razy słychać różne wymówki przed eventami: „Poczekajmy jeszcze chwilę, bo jeszcze nie wszyscy dotarli. Dajmy im 15 minut studenckiego czasu. Niektórzy dojeżdżają z daleka.” czy „Jeden z prelegentów się spóźnia, wstrzymajmy się jeszcze kilka minut.”
Kompletnie tego nie rozumiem. Dlaczego Ci, którzy przyszli na czas mają cierpieć? To spóźnialscy powinny tracić na wydarzeniu, a nie Ci którzy przyszli na czas czekać na niepunktualnych. Szanujmy swój czas wzajemnie.
3. Przerwy między wystąpieniami dłuższe niż pół godziny
Nie jest to częsty grzeszek organizatorów, ale spotkałam się z tym, że przerwa kawowa trwała 45 minut. Niestety po 30 minutach możecie być pewni, że goście nie wrócą na czas na salę. Rozejdą się, bądź niektórzy tak się zagadają, że nie zobaczymy ich na dalszej części wydarzenia. Oczywiście dotyczy to wszystkich przerw, poza obiadową, która może, a nawet powinna być dłuższa.
4. Brak komunikacji z uczestnikami
Jeśli coś się wydarzyło: nie dojechał gość, opóźnił się śniadanie, nastąpił jakikolwiek mały lub duży kryzys, to w kwestii organizatora jest albo zapewnienie rozrywki na ten czas albo poinformowanie uczestników co się dzieje i kiedy będzie naprawione. Nic tak nie irytuje ludzi, gdy nagle zmienia się punkt programu, przeciąga się czas oczekiwania, a goście nie dostali ani jednej informacji i czekają bezczynnie nie mając wiedzy co dalej.
5. Loża szyderców, czyli szeptanie organizatorów i śmichy chichy
Ten błąd także najczęściej popełniają organizatorzy mniejszych wydarzeń. 50 osób na niewielkiej sali, a z tyłu dwójka organizatorów, która mówi tak głośno, że słychać ich w pierwszym rzędzie i zanosi się ze śmiechu. Uwierzcie mi, że takie rzeczy się zdarzają. W szczególności gdy zatrudniamy osoby z zewnątrz i nie podkreślamy tego na spotkaniu organizacyjnym. 
6. Niech się dzieje co chce, czyli brak organizatora na sali
Eventy to praca na żywym organizmie. Ile razy zdarza się, że przestaje coś działać, ktoś zaczyna się źle czuć, wkrada się chaos. Dlatego niedopuszczalnym jest, by na sami nie znajdował się choć jeden z organizatorów trzymający rękę na pulsie i nie może to być osoba prowadząca wydarzenie. Chodzi o osobę, która z tyłu sali stale obserwuje co się dzieje i jest gotowa do działania.
7. Brak oznaczeń w miejscu eventu
Organizatorzy znają miejsce eventu od A do Z, co często jest mylne. Uczestników warto traktować tak, jakby byli w danym miejscu pierwszy raz. Ja ostatnio spędziłam 45 minut na znalezieniu dojazdu do Krakowskiego Parku Technologicznego. Jeśli chcecie się podenerwować, to zachęcam gorąco na wycieczkę w tamte okolice. Bo problem braku oznaczenia nie dotyczy tylko nawigacji po budynku, ale też wokół.
8. Długie przemowy wstępne
Przywitanie, podziękowania, wymiana 20 partnerów, 5 polityków, potem przemowa ich wszystkich, kwestie organizacyjne ble ble ble. Ludzie tego niecierpią! Warto skumulować rozpoczęcie eventu do 15 minut maksymalnie przy dużych eventach, do 10 przy małych. To naprawdę nie jest ciekawe dla uczestnika. Koniec kropka.
9. Strefa cateringowa połączona z wystąpieniami
Nie ma nic gorszego niż strefa cateringowa z ciepłymi daniami w tej samej sali co event. Wyobrażacie sobie ten zapach sosu czosnkowego, opary z dań, duchotę oraz chlipanie i chrupanie podczas eventu lub na sali gdzie odbywa się szkolenie? Najlepszym rozwiązaniem jest oddzielenie strefy cateringowej oraz eventowej. Chociażby dlatego, że jeśli uczestnik wyleje kawę, czy upuści widelec, to nic nie słychać na sali i można w normalnych warunkach to posprzątać nie siejąc zamętu.
10. Niesprawdzenie cateringu przed podaniem
Ten błąd zrobiłam ostatnio ja (tak, ja też popełniam te błędy:) Nie dopytałam o kawę i ludzie marudzili, że nie było kawy z ekspresu. Ale zdarzają się gorsze przypadki. Najlepiej wydrukować sobie listę wszystkich dań i sprawdzić jak to wygląda. Dobrze też spróbować czy i jak wszystkie dania smakują. Ile razy zdarza się włos w sałatce czy niedogotowany makaron 😉
11. Pomyłka w nazwisku bądź stanowisku prelegenta
Jak najłatwiej pokazać, że jest się nieprzygotowanym do wydarzenia? Dotyczy to nie tylko organizatorów małych wydarzeń, którzy prowadzą wydarzenia, ale również konferansjerów. Wiadome, że nie będziemy każdego prowadzącego przepytywać, ale są nazwiska typu: Wacieczkiewicz lub Wajcieczkiewicz bądź nazwiska zagranicznych gości, na które warto zwrócić uwagę. Dlatego podczas przygotowań warto przeczytać nazwiska i stanowiska wszystkich prelegentów, chociażby dlatego, by sprawdzić czy dana osoba jeszcze pracuje w tej firmie bądź prowadzi taki biznes.
12. Zapraszanie na scenę nieobecnych na sali
„Kowalski, nasz rektor, dzięki którego tu jesteśmy. Dziękujemy Panie Kowalski i zapraszamy na scenę. Panie Kowalski? Jest Pan na sali? Czy ktoś wie gdzie jest Pan Kowalski?” – jak często słychać takie słowa? Myślę, że takie fakty każdy jest w stanie ustalić. Zazwyczaj usadzamy wypowiadających się gości w pierwszym rzędzie, właśnie po to, by mieć kontrolę nad takimi detalami.
13. Brak networkingu
Ten aspekt jest dla mnie karygodny, może dlatego, że mam fioła na tym punkcie. Przypomnę to o czym zawsze wszystkim mówię: NA EVENTY CHODZI SIĘ W DWÓCH SPRAWACH: BY ZDOBYĆ WIEDZĘ I POZNAĆ LUDZI. Organizator powinien zadbać o obydwa aspekty. Dlatego bardzo ważny jest networking podczas eventów. I nie chodzi tu o przerwę kawową, ale też o przygotowanie strefy chillout czy odpowiednio ustawionych mebli eventowych.
14. Nawalenie techniki – najczęściej popełniany błąd.
Można by powiedzieć: event bez nawalenia techniki eventem straconym 😉 Zawsze mikrofon, prąd, woda, rzutnik, filmik, dźwięk, szum klimatyzacji czy jeden z tysiąca innych aspektów da się we znaki. Często śmieję się, że to nieodłączny element eventu. Ale uczestnicy już się chyba do tego przyzwyczaili, więc przymrużają na to oko 🙂 Natomiast nigdy to nie usprawiedliwia organizatora, że czegoś nie dopilnował. Co innego gdy wysiądzie prąd, a co innego gdy dla 10 osób przygotowano jeden mikrofon albo zapomnieliśmy włączyć klimatyzacji.
15. Sprzątanie zanim wszyscy goście wyjdą.
To tak jakby zaprosić gości na urodziny i pod koniec zamiast zabawiać ich, to zaczęlibyśmy sprzątać. Nie poczulibyście się niepotrzebni? Nie można składać roll upów, zakładać kurtki, zbierać materiałów zanim wszyscy goście nie opuszczą sali. To chyba, że to nasi dobrzy znajomi, którzy nam pomogą 😉
Tyle przychodzi mi na myśl, jeśli chodzi o grzeszki organizatorów. Wiadomo, że każdemu może się zdarzyć błąd, bo nikt nie jest idealny, aczkolwiek może ten tekst pomoże Wam wyłapać te, o których nie wiedzieliście, że były popełniane.
A Wy zauważyliście błędy, które pojawiają się podczas wydarzeń? Dajcie znać w komentarzach, bo bardzo ciekawi mnie Wasza lista 🙂
[wysija_form id=”1″]
